GoBD und Verfahrensdokumentation| 05.02.2019

Als Nachweis, dass die Ordnungsvorschriften der Abgabenordnung (AO) für Buchführung und Aufzeichnungen sowie die Aufbewahrung von Unterlagen erfüllt werden, verlangen Betriebsprüfer immer häufiger nach einer Verfahrensdokumentation.

Die Verfahrensdokumentation ist ein zentrales Informationsdokument für die Abläufe und den Aufbau der elektronischen Buchführung und der sonstigen Aufzeichnungen – einschließlich der zugrundeliegenden Verfahren. Die Verantwortung hierfür trägt allein der Steuerpflichtige.

Um die Anforderungen insbesondere an die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit zu erfüllen, muss in der Verfahrensdokumentation der gesamte organisatorische und technische Prozess beschrieben werden. Der Umfang einer Verfahrensdokumentation ist in den GoBD nicht detailliert bestimmt - letztlich muss die Verfahrensdokumentation verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Was aber, wenn der Betriebsprüfer nicht zufrieden ist? Die Regel ist: Entdeckt der Betriebsprüfer Mängel, drohen Hinzuschätzungen oder die Streichung von Betriebsausgaben.

Losgelöst von den Vorgaben der GoBD empfiehlt es sich, die Verfahrensdokumentation primär im eigenbetrieblichen Interesse zu erstellen. Insbesondere dann, wenn sich Prozesse ändern, DV-Systeme ersetzt und Migrationen vorgenommen werden oder Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, zeigt sich der Mehrwert einer Verfahrensdokumentation, ebenso wie bei den Themen „Governance“ und „Compliance“.

Sprechen Sie uns an – wir helfen Ihnen gerne bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation.